Een leerling die weigert het afgenomen lespakket te betalen is een nachtmerrie voor iedere rijschoolhouder. Naast een hoop tijd en geld leidt het tot kopzorgen en afname van het werkplezier. Wat kun je als rijschoolhouder eigenlijk doen om dit soort problemen te voorkomen? Kijk vooral eerst goed naar het incassotraject, zegt Manfred van Zeeland, Incassospecialist Rijscholen bij Janssen & Janssen Incasso & Gerechtsdeurwaarders.

Het kantoor richt zich onder meer op de rijschoolbranche en is daarom partner geworden van de Bovag. “De pijn bij rijscholen zit hem vaak in de losse extra lessen die worden afgenomen, want de gewone pakketten worden meestal vooruit betaald”, weet Van Zeeland. “Al zijn dat relatief kleine vorderingen, dit brengt de rijschoolhouder onnodig schade toe. ”

Marges
Ook heeft de economische crisis bij veel bedrijven de ogen geopend, vindt de incassospecialist. Net als in de rijschoolwereld. “In deze branche zijn de marges laag. Ondernemers moeten op de kleintjes letten. Dan is het belangrijk dat facturen op tijd betaald worden.”

Zodra een factuur niet betaald wordt, is het belangrijk om zelf eerst een betalingsherinnering te sturen. Van Zeeland: “Een goede tip is om er niet boven te zetten ‘eerste aanmaning’, want dan weet de leerling dat hij vervolgens nog een tweede krijgt.”

Het versturen van de betalingsherinneringen is niet wettelijk verplicht. Een ondernemer mag meteen een deurwaarder inschakelen. “Maar we bevelen dat wel zeer sterk aan”, legt Van Zeeland uit. “Indien nodig staan we straks een stuk sterker bij de rechter. De ondernemer laat zien dat hij zelf al veel heeft gedaan voordat hij de vordering uit handen gaf.”

Boekhoudsysteem
Het gebruik van een planning- en administratiesysteem, bijvoorbeeld Dation Dashboard, kan hierbij uitstekend helpen. Dat systeem houdt het saldo per leerling bij en verstuurt automatisch facturen en herinneringen aan de leerling. Zo is het saldo van de leerling altijd bijgewerkt en heeft de rijschool altijd een actueel overzicht van de debiteurenstand.

Kosten
Een vordering uit handen geven aan een deurwaarder leidt tot extra kosten. Indien de klant uiteindelijk betaalt, zijn die extra kosten voor hem. Maar lukt het niet de factuur te innen, bijvoorbeeld omdat de leerling nog veel meer andere schulden heeft, dan draait de rijschoolhouder zelf op voor de kosten.

“Hiermee onderscheiden we ons wel van andere kantoren”, vertelt Van Zeeland. “We willen niet alleen maar kosten maken. Daarom bekijken we van tevoren goed wat de kans is dat de vordering geïnd wordt. Daarbij kunnen we handig gebruik maken van onze database. Omdat we voor heel veel relaties het incassotraject afhandelen, weten we vaak of iemand nog meer andere schulden heeft. Zo kunnen we voorkomen dat een rijschoolhouder voor onnodige kosten komt te staan.”

Schrikeffect
Indien de rijschoolhouder besluit de vordering aan Janssen & Janssen over te dragen, neemt het kantoor contact op met de leerling. Daarbij wordt handig gebruik gemaakt van het ‘schrikeffect’. “Het maakt voor veel mensen toch een groot verschil of ze van de rijschool een brief krijgen of van Janssen & Janssen.”

Als dat nog steeds niet helpt om de vordering te innen wordt samen met de rijschoolhouder bekeken of een gang naar de rechter gemaakt wordt. Van Zeeland: “Dat overleg is heel belangrijk. We willen niet alleen maar kosten maken. Hoewel we nooit iets kunnen garanderen, maken we daarvoor toch eerst een kosten-batenanalyse. Al is het voor sommige ondernemers gewoon een principekwestie. Ze vinden het belangrijk dat alle facturen betaald worden, bijvoorbeeld voor hun geloofwaardigheid.”

Bart Pals